Business Intelligence und Business Process Management

Business Intelligence (BI) und Analytik-Werkzeuge werden immer wichtiger, wenn es darum geht, das Business Process Management (BPM) agiler zu machen. Wird BI mit BPM kombiniert, profitieren Anwender von den Instant-Analyse- und Prozessanpassungs-Möglichkeiten, die gewährleisten, dass die Geschäftsprozesse immer auf die strategischen Unternehmensziele abgestimmt sind und das Unternehmen in der Lage ist, flexibel und umgehend auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren.

Business-Imperative

• Unternehmen müssen immer schneller auf externe Veränderungen reagieren. Dies setzt voraus, dass sie in der Lage sind, Prozessinformationen mit den sich verändernden Kunden- und Unternehmensanforderungen zu verknüpfen, um operative Geschäftsabläufe umgehend entsprechend anpassen zu können.

• Aufgrund der steigenden Komplexität von Geschäftsprozessen, Management Frameworks und gesetzlichen Vorgaben wird es auch immer schwieriger, den Unternehmensbetrieb manuell bzw. anhand einfacher Spreadsheets zu optimieren.

• BI- und BPM-Technologien wachsen verstärkt zusammen. Durch diese Kombination können sich Unternehmen handfeste Wettbewerbsvorteile verschaffen und profitieren zudem von einer besseren Umsetzung der strategischen Unternehmensziele und einer höheren Anpassungsfähigkeit an dynamische Veränderungen im jeweiligen Umfeld.

Überblick

BI sammelt Informationen über Geschäftsprozesse und stellt sie den Anwendern zur Verfügung, was eine fundierte Entscheidungsfindung und effektives Handeln ermöglicht. Business Process Management zielt darauf ab, Prozesse zu perfektionieren und sicherzustellen, dass sie effizient ablaufen, gut gemanagt und die jeweiligen Ziele erreicht werden. BI und Business Process Management wachsen im Zuge technologischer Weiterentwicklungen und veränderter Geschäftsabläufe seit einiger Zeit immer mehr zusammen. Dabei spielen vor allem die folgenden Hauptfaktoren eine entscheidende Rolle:

• Angesichts der immer kürzeren Budgetierungs- und Prognose-Zyklen sowie schnellerer Unternehmensabläufe müssen auch die Zeitfenster für die Entscheidungsfindung immer kleiner gehalten werden.

• BI kommt im Rahmen der Geschäftsprozesse und auf taktischer Ebene eine immer stärkere proaktive Rolle zu.

• Es muss ein besserer Zugriff auf BI-Informationen genau an den Stellen gewährleistet werden, wo eine umgehende Entscheidungsfindung über Geschäftsprozesse erforderlich ist, insbesondere über entsprechende Dashboards.

Aus strategischer Sicht dient BI als Basis für agile und adaptive Reaktionen auf sich verändernde Bedingungen und stellt sicher, dass die Prozesse auf die sich ändernden Unternehmensziele und -strategien abgestimmt werden.

BI plus BPM

Business Intelligence und Business Process Management überlappen sich in mehreren Bereichen: bei den verfügbaren Prozessdaten, der Analyse dieser Daten, dem Setzen von Performance-Zielen und der Überwachung des Betriebs. Hier gibt es erhebliche Überschneidungen, vor allem auf technologischer Ebene, wo BPM-Tools verstärkt ihre BI-Fähigkeiten ausbauen und BI-Tools verstärkt BPM integrieren.

BPM definiert und managt Geschäftsprozesse unter Optimierungsgesichtspunkten. Die Grundidee geht zurück auf das so genannte “Scientific Management” (die wissenschaftliche Betriebsführung) und basiert darauf, dass Prozesse einfach, wiederholbar und optimiert sein sollten. Um Prozesse zu optimieren, müssen jede Menge Prozessdaten gesammelt und Anpassungen entsprechend der Änderungen an den gesammelten Daten und Ergebnissen vorgenommen werden können. Fließen die Prozessdaten in ein BI-Tool ein, können daraus praxistaugliche, umsetzbare Informationen erstellt werden, die die sich verändernden Prozessergebnisse mit den sich verändernden Unternehmensstrategien und -anforderungen verbinden. Dies bildet die Grundlage für die Automatisierung bzw. Quasi-Automatisierung des Betriebs – eine entscheidende Voraussetzung, um die sich schnell verändernden Bedarfe eines dynamischen Geschäftsumfelds adressieren zu können.

In der einfachsten Form bietet Business Intelligence grundlegende Einsicht in Daten über den Ablauf der Geschäftsprozesse und Kundenanforderungen. Im Laufe der letzten Jahre kamen zahlreiche Analyse-Tools und -Techniken hinzu, die letztendlich qualitativ hochwertige Analysen und Simulationen ermöglichen sollen. Grundsätzliche BI-Fähigkeiten werden inzwischen auch in Prozesse eingebaut. Um Prozesse mit Performance-Zielen zu verknüpfen, muss BI über Metriken, KPIs, Dashboards und hoch entwickelte Reporting-Möglichkeiten verfügen. Die BI-Daten müssen zudem sehr zeitnah zur Verfügung gestellt werden, damit die Prozessergebnisse zu den Performance-Zielen in Korrelation gestellt werden können. Ohne BI ist es in Zukunft schlichtweg unmöglich, Geschäftsprozesse zu messen und zu steuern.

Daten für die Entscheidungsfindung im Unternehmen umfassen alle möglichen Ereignis-Reports, historische Reports und analytische Ergebnisse, unter anderem die folgenden:

• Ereignisdaten aus Geschäftsprozessen

• Ereignisdaten aus der IT-Infrastruktur

• Ereignisdaten aus dem Finanzsystem

• Ereignisdaten aus externen Quellen, beispielsweise in Bezug auf Marktbedingungen

• Analysedaten, Geschäftspläne, Prognosen und Budgets

• Historische Daten aus vergangenen Ereignissen, Analyse-Tools, Metriken und externen Quellen

Diese Daten werden mit Hilfe von BI in praxistaugliche Informationen umgewandelt; daraus entstehen:

• Möglichkeiten zur Überwachung von Key Performance Indikatoren (KPI)

• Alarme

• Analyse-Reports

• Handlungsempfehlungen

Key Performance Indikatoren (KPIs) sind die wichtigsten Metriken und Schwellenwerte, anhand derer die Geschäftsleitung erkennen kann, wie der Unternehmensbetrieb läuft. BPM hat die Aufgabe festzulegen und zu bestimmen, um welche KPIs es dabei geht; BI obliegt vor allem die Messung dieser KPIs.

BI ermöglicht nicht nur die Analyse von und das Reporting über Geschäftsprozesse, sondern kann auch helfen, Informationen aus verschiedenen Systemen und Quellen zu konsolidieren und anhand von ETL und Data Warehousing eine entsprechende Konsistenz zu schaffen. Das ist angesichts des fortschreitenden Wildwuchses an ERP-, CRM-, GRC-, EAI– und anderen Systemen besonders wichtig für BPM.

Isolierte Daten und isoliertes Prozesswissen gibt es praktisch überall. Jeglicher Versuch, Prozesse zu optimieren, die system- oder domainübergreifend laufen, werden letztendlich ausgebremst, wenn die Art von Konsolidierung fehlt, die in der ersten BI-Phase erfolgt. Mit einem höheren Standardisierungsgrad, besser definierten Management Frameworks und dem steigenden Bedarf an Echtzeit-Ergebnissen und damit auch umgehend verfügbaren Daten, in einem nutzbaren Format, ändert sich diese Situation zwar, doch eine weitere Konsolidierung wird dennoch noch eine ganze Zeitlang nötig sein, vor allem für Daten mit einer hohen Latenzzeit.

BPM verfügte schon immer über rudimentäre BI-Reporting-Möglichkeiten in Form von generischen Dashboards; dazu gehörte aber nur in den seltensten Fällen die Verknüpfung von Prozessmetriken mit Geschäftsergebnissen. Dadurch ist echte Agilität nur schwer zu erreichen, da taktische Prozessziele nicht umgehend mit strategischen Anforderungen verknüpft werden können. Anders ausgedrückt muss man nicht nur unbedingt verstehen, wie leistungsfähig die Prozesse sind, sondern auch wie sich diese Prozesse auf die KPIs und das Unternehmensergebnis auswirken. Prozesse müssen mit übergeordneten Zielen verbunden werden. Ebenso wichtig ist es, die Ergebnisse entsprechend der sich verändernden Anforderungen zu analysieren. Durch das Integrieren von BI wird diese Funktionalität geboten.

Obwohl sich BPM und BI größtenteils unabhängig voneinander entwickelt haben, hängen sie doch voneinander ab. Damit noch komplexere Aufgaben erfüllt werden können, müssen beide Ansätze miteinander integriert werden. Viele Unternehmen haben versucht, sich selbst darum zu kümmern, aber es stehen auch immer mehr externe Tools dafür zur Verfügung. Die großen BI- und Analytik-Plattformen integrieren verstärkt BPM-Fähigkeiten und Möglichkeiten der Analyse von Echtzeitdaten sowie hochentwickelte Analyse-Fähigkeiten. Umgekehrt verfügt BPM über immer bessere BI-Fähigkeiten; die BPM-Anbieter sind auf der Suche nach Allianzen und Integrationsmöglichkeiten von BI-Produkten.

Eine integrierte BI-/BPM-Lösung erfordert eine sorgfältige Planung unter Berücksichtigung der Volatilität von Geschäftsbedingungen, der derzeitigen Zusammensetzung von IT-Systemen und IT-Lösungen und der verfügbaren Expertise. Eine effiziente Unterstützung der strategischen Ziele auf Prozessebene dürfte erheblich zum Unternehmensgewinn beitragen.

Zusammenfassung

BPM soll dafür sorgen, dass Prozesse die ihnen gemeinsamen Ziele unterstützen. Das kann auch Prozessautomatisierung und eine Verbesserung der Prozessaktivitäten und -ergebnisse zur Erreichung des jeweiligen Geschäftszwecks umfassen. Angestrebt werden eine hohe Effizienz, Produktivität, Kontrolle, Reaktionsfähigkeit und weitere Verbesserungen. Um diese Ziele zu erreichen und auf ein dynamisches Umfeld reagieren zu können, müssen unbedingt zunächst einmal die Prozesse verstanden werden, ebenso wie die Kenntnisse und Qualifikationen der sie nutzenden Mitarbeiter, das auf sie Einfluss nehmende Umfeld und die zu verbessernden Bereiche. Die dafür notwendigen Informationen und Analysen werden von BI-Tools geliefert. Früher hat BI den Fokus nicht unbedingt auf Prozesse gelegt, BPM war wiederum nicht unbedingt auf Metriken ausgerichtet. Im Zuge der heutigen Dynamik ist diese Unterscheidung nicht mehr halt- und vertretbar und dank technologischer Weiterentwicklungen auch immer weniger nötig.

BI ist tendenziell eher reaktiv, BPM proaktiv. Doch mit dem Zusammenwachsen dieser beiden Bereiche verändert sich das. Früher hat BI eher einen Blick in die Vergangenheit geworfen, BPM dagegen arbeitete mit direkt und sofort verfügbaren Informationen. Doch heute nimmt die Latenzzeit ab, und alle möglichen Echtzeit-Lösungen werden entwickelt, die unterschiedlichste Analyse-Probleme adressieren. BI kann in jeder Phase des Prozesslebenszyklus zum Einsatz kommen, von der Prozessentwicklung über deren Abstimmung auf strategische Ziele bis hin zur Prozessausführung und dem Aufsetzen von Performance-Anforderungen und Metriken.