Elektronische Rechnung: Die wichtigsten Änderungen

Gemäß Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes müssen bei der elektronischen Rechung Integrität und Authentizität gewährleistet sein. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Rechnungen darf auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht verändert werden und der Absender muss eindeutig identifizierbar sein.

Von den Finanzämtern sind dafür bislang die qualifizierte Signatur und das EDI-Verfahren anerkannt. Bei letzterem treffen zwei Unternehmen eine Vereinbarung. Ihre Anwendungssyteme – in den meisten Fällen sind das die beiden ERP-Systeme – tauschen die Rechungsdaten über eine VPN-Leitung aus. Firmen, die über kein ERP-System verfügen, bleibt die Möglichkeit der qualifizierten Signatur. Dabei bekommt der Rechnungsversender ein Zertifikat eines Trust-Centers. Als solche agieren etwa T-Systems mit Telesec oder die Sparkassen-Finanzgruppe mit S-Trust. Mit dem Zertifikat wird dann eine PDF-Datei signiert.

Mit der seit 1. Juli europaweit geltenden neuen Regelung will die Bundesregierung diese bürokratische Hürde beseitigen. Die elektronische Rechnung soll dadurch mit der Papierrechnung gleichgestellt werden. Unternehmen soll das um bis zu vier Milliarden Euro entlasten. Kann künftig seine Rechnungen also jeder verschicken, wie er will? Nein, denn ganz so einfach wie es zunächst klingt, ist es dann doch nicht.

Unternehmen müssen weiterhin nachweisen

“Die Nachweisschuld bleibt weiterhin bestehen”, sagt Silke Weisheit, Projektleiterin bei IBI Research an der Universität Regensburg. “An dieser Tatsache ändert auch das neue Steuervereinfachungsgesetz nichts.” Denn das Gesetz fordert weiterhin, dass Unternehmen “innerbetriebliche Kontrollverfahren” etablieren, um Paragraf 14 gerecht zu werden. Darüber, welche das genau sind, schweigt sich der Gesetzgeber aus. Anerkannt bleiben die elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren.

“Wer einen anderen Weg wählt, bewegt sich auf unsicherem Terrain”, warnt Marcus Laube, Vorstand beim Verband elektronischer Rechnung (VeR). “Niemand kann im Moment garantieren, welche neuen Verfahren durch das Finanzamt bei einer späteren Prüfung anerkannt werden.” Bislang gäbe es keine beispielhaften Prozesse, wie andere als die etablierten Wege korrekt aussehen könnten.

Rechtsunsicherheit

Wenn dann in drei Jahren ein Prüfer kommt und die Vorgehensweise nicht anerkennt, gibt es ein böses Erwachen: Dann müsste das Unternehmen die gezogene Vorsteuer nachzahlen. Laube zeigt sich unzufrieden: “In dieser Form ist das Gesetz wenig zielführend. Die angegebenen vier Milliarden Einsparungen sind zwar realistisch, aber dafür bedarf es keiner neuen juristischen Regelung.” Der VeR empfiehlt deshalb bei der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren zu bleiben, bis sich weitere Lösungen etabliert haben.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Firmen beim guten alten Papier bleiben sollen. Nach Angaben von IBI Research werden in Europa auf diesem Weg immer noch 28,5 Milliarden Rechnungen verschickt. Die Kosten dafür seien erheblich, denn neben Porto und Papier entstünden unnötige Medienbrüche. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse, beispielsweise für die Übertragung der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem des Empfängers.

Nach Meinung von Experten können Firmen gegenüber der herkömmlichen Konfektionierung ihre Kosten um bis zu 50 Prozent verringern. Doch noch schrecken gerade kleinere Unternehmen vor einer Umstellung zurück. “Sie befürchten einen hohen Aufwand”, sagt IBI-Research-Projektleiterin Weisheit. Zudem habe die qualifizierte Signatur einen schlechten Ruf, konstatiert VeR-Vorstand Laube: “Sie gilt immer noch als zu teuer und zu aufwändig.”

Diese Zeiten sind aber längst vorbei. “Es gibt genügend Dienstleister, die das übernehmen. Die Preise für die qualifizierte Signatur liegen im Cent-Bereich”, sagt Laube. Den größten Nutzen hätten die Unternehmen allerdings durch die schnellere Bezahlung: “Elektronische Rechungen bedeuten weniger Aufwand und werden deshalb zügiger beglichen.”

Dennoch will die Einführung der elektronischen Rechnung gut überlegt sein. Auf das EDI-Verfahren zu setzen, macht keinen Sinn, wenn ein Unternehmen kein ERP-System hat. Es extra deshalb einzuführen, steht in keinem Verhältnis zu den Einsparungen. Wichtig ist auch die Struktur der Geschäftspartner. Das EDI-Verfahren lohnt sich nur für Unternehmen, die viele Firmenkunden haben, da der Vorsteuerabzug nur im Geschäftsverkehr mit ihnen möglich ist. Von Bedeutung ist auch, ob viele Geschäftspartner ihren Sitz im Ausland haben. Nicht zu vergessen sind zudem die internen und externen Compliance-Vorgaben. Hier sind Vorschriften zur Steuergesetzgebung und zum Archivieren besonders wichtig.

Wer sich an die Einführung der elektronischen Rechnung in seinem Unternehmen macht, hat mehrere Optionen: Er kann sich Software und Dienste kaufen, sie leasen oder per Software-as-a-Service (SaaS) nutzen. Welche Form man wählt, hängt in erster Linie von der Anzahl der Rechnungen und den bereits vorhandenen ergänzenden Komponenten wie Archivierungswerkzeugen ab. Generell geht der Trend jedoch hin zur Bereitstellung der Funktionen als Dienstleistung. Einige Lösungen sollen hier exemplarisch vorgestellt werden.